Penangangan Arsip Elektronik di P3DI DPR - RI

Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah, Taufik dan Hinayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai pengetahuan  bagi pembaca.
Tugas makalah ini berjudul Manajemen Arsip Elektronik Pusat Pengkajian dan Pengolahan Data Informasi SEKJEN DPR RI.

Saya ucapkan terimakasih kepada :

1.      Ayah dan Ibu yang telah mengijinkan untuk melakukan pencarian informasi.

2.      Dosen Kepemimpinan  Ibu Eka Putri Handayani.

3.      Teman - teman yang telah membantu dalam pencarian sumber.

4.      Bapak Ibu dibagian Ardok P3DI DPR RI

Harapan saya semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga saya dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.

Makalah ini saya akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang saya miliki sangat kurang. Oleh kerena itu saya harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

 

                                                                                                Jakarta,      Mei 2012

 

                                                                                                           

Penyusun

 

 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1   Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga produk-produk out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatka teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas, diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi.

 

Arsip Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia merupakan endapan informasi terekam dari kegiatan pelaksanaan fungsi, tugas dan wewenang DPR-RI yang meliputi fungsi Legislasi, Anggaran dan Pengawasan dalam rangka kehidupan berbangsa dan bernegara. Pelaksanaan fungsi, tugas dan wewenang DPR-RI tersebut terekam dalam bentuk Arsip Substansif antara lain berupa arsip tekstual/kertas, foto, film, CD, VCD, peta, rancang bangun kaset rekaman suaa yang merupakan bukti otentik sebagai bahan pertanggungjawaban dan mempunyai nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/teknologi serta sejahtera.

            Sedangkan Arsip Sekretariat Jenderal DPR-RI merupakan Arsip Fasilitatif sebagai penunjang pelaksanaan kegiatan fungsi, tugas dan wewenang DPR-RI. Oleh karena itu arsip-arsip tersebut harus dikelola dan diselamatkan  sebagaimana diamanatkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

            Penyusutan Revisi Pedoman Kearsipan Pola Baru karena Pedoman Kearsipan Pola Baru karena Pedoman Kearsipan yang ada sudah tidak sesuai dengan Peraturan Sekretaris Jenderal DPR-RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR-RI dan Peraturan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor : 01/DPR-RI/2009-2010 tentang Tata Tertib.

 

1.2  TUJUAN & MANFAAT

Tujuan & Manfaat Mahasiswa :

Makalah ini dibuat agar mahasiswa mempunyai pengetahuan yang luas tentang Manajemen Arsip Elektronik tidak hanya arsip manual saja. Dan mahasiswa bisa praktek langsung untuk manajemen arsip tesrebut.

Tujuan Kearsipan di P3DI :

Pedoman Kearsipan Pola ini dimaksudkan untuk menyempurnakan Pedoman yang telah ada sebagai pedoman pelaksanaan Kearsipan bagi penyelenggara administrasi di unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR-RI, sehingga mempermudah dalam pengurusan surat, pemberkasan arsip dan penyusutan arsipnya.

Tujuan Pedoman Pelaksanaan Kearsipan Pola baru :

a.       Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh DPR-RI dan Setjen DPR-RI.

b.      Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

c.       Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundanga-undangan.

d.      Menjamin perlindungan kepentiingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

e.       Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komperhensif dan terpadu.

f.       Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat , berbangsa dan bernegara.

g.      Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

h.      Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip autentik dan terpercaya.

1.3  RUANG LINGKUP MATERI

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.  Sedangkan keuntungan dari arsip elektronik adalah:

§    Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

§    Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.

§    Kemudahan akses terhadap arsip elektronik

§    Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.

§    Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.

§    Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

 

BAB II

LANDASAN TEORI

A.    Asas Kearsipan

a.       Asas Penyelenggaraan Kearsipan dilingkungan Sekretariat Jenderal DPR-RI dilaksanakan berasakan :

1.      Kepastian hukum

2.      Keautentikan dan keterpercayaan

3.      Keutuhan

4.      Asal usul (principle of provenance)

5.      Aturan asli (principle of original order)

6.      Keamanan dan keselamatan

7.      Keprofesionalan

8.      Keresponsifan

9.      Keantisipasifan

10.  Kepartisipatifan

11.  Akuntabilitas

12.  Aksesbilitas

13.  Kepentingan umum.

b.      Asas penyimpanan arsip dinamis menggunakan asas kombinasi antara asas Desentralisasi Sentralisasi, maksudnya bahwa arsip-arsip yang masih digunakan sebagai berkas kerja disimpan secara terpisah pada masing-masing Unit Pengolah, apabila arsip-arsip di Unit Pengolah  telah mencapai masa Inaktif arsip-arsip tersebut disimpan secara terpusat pada Unit Kearsipan arsip (Bidang Arsip dan Dokumentasi ).

Asas Sentralisasi digunakan dalam hal :

1.      Kebijakan Kearsipan

2.      Pengurusan Surat masuk dan Surat Keluar

3.      Penomoran surat

4.      Penyimpanan arsip inaktif

Sedangkan asas Desentralisasi digunakan dalam hal :

1.      Pengurusan surat intern

2.      Penyimpanan Arsip dinamis aktif.

B.     Sistem Kearsipan

Pengelolaan arsip dinamis dilingkungan Sekretariat Jenderal DPR-RI menggunakan Sistem Kearsipan Pola Baru, berkaitan dengan hal tersebut maka sarana pencatatan yang digunakan dalam pengurusan surat masuk maupun surat keluar menggunakan :

1.      Lembar Kartu Kendali, untuk mencatat surat penting

2.      Lembar Pengantar surat biasa, untuk mencatat surat biasa

3.      Lembar Pengantar surat rahasia, untuk mencatat surat Rahasia.

C.     Organisasi Kearsipan

Berdasarkan peraturan SEKJEN DPR-RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kearsipan Sekretariat Jenderal DPR-RI pasal 82 menyatakan bahwa bidang Arsip dan Dokumentasi mempunyai tugas melaksanakan kegiatan Kearsipan dan Dokumentasi sejarah perkembangan kedewanan.

Organisasi Kearsipan Sekretariat Jenderal DPR RI meliputi :

1.      Unit Pengolah

Unit di SEKJEN DPR RI meliputi :

a.       Sekretaris Jenderal

b.      Deputi- Deputi

c.       Biro-Biro Pusat

d.      Bagian-Bagian/Bidang

Sedangkan tugas Unit Pengolah meliputi :

a.       Mengolah Arsip dinamis aktif

b.      Menyimmpan arsip dinamis aktif

c.       Menyerahkan arsip dinamis aktif yang masa retensinya telah habis ke Unit Kearsipan (Bidang Arsip dan Dokumentasi ).

2.      Unit Kearsipan (Bidang Arsip dan Dokumentasi)

Unit Kearsipan (Bidang Arsip dan Dokumentasi) mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.

Unit Kearsipan (Bidang Arsip dan Dokumentasi) memiliki tugas dan fungsi :

a.       Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah

b.      Pengolahan arsip dan penyajian arsiip menjadi informasi

c.       Pemusnahan arsip

d.      Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional RI

e.       Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan.

BAB III

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN ARSIP ELEKTRONIK  & MANFAATNYA

Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh suatu organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Manfaat arsip elektronik

1.      Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2.      Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prsedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

3.      Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan katab kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4.   Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat dilayar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencari dengan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur untuk membackup kedalam media lain, misalnya CDatau eksternal hard disk.

5.      Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminalisir karena tersimpan secara digital. Juga bahkan hilang sekalipun akan aman disimpan secara digital.

Dari beberapa manfaat arsip elektronik ada juga kelemahan arsip elektronik,berikut kelemahan-kelemahan arsip elektronik

Kelemahan arsip elektronik            

1.      Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,

memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara.

2.      Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersediaan jaringan maupun akses untuk berbagai file dengan orang lain.

3.      Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen karena tidak sengaja.

B.     KARAKTERISTIK ARSIP ELEKTRONIK

1.      Perekam dan symbol yang digunakan.

Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses (dibaca) oleh manusia karena dipersentasikan oleh symbol (binary bigits) yang harus diterjemahkan terlebih dahulu untuk bias dibaca oleh semua manusia.

2.      Hubungan antara isi dan media.

Isi yang terekam pada suatu media (seperti sebuah disket) dapat dipisahkan dari medianya.

3.      Struktur fisik dan logik.

Diperlukan adanya suatu struktur logic yang memungkinkan komputer untuk mengidentifikasi setiap arsip dan untuk mempersentasikan elemen-elemen dari struktur internal arsip (seperti margin, spasi, paragraph, dll). Umumnya struktur logic dari suatu arsip elektronik yang merupakan struktur yang dibuat oleh pembuatnya pada layar komputer. Agar dapat dianggap lengkat dan autentik, arsip harus dipelihara strukturnyadengan berbagai cara, dan system komputer yang ada harus dapat membuatnya lagi saat pentransformasian arsip tersebut kesuatu format yang terbaca manusia.

4.      Metadata.

Selain konteks fungsional dan administratif, metadata arsip elektronik juga menunjukan bagaimana informasi direkam atau dibuat.

5.      Pengidentifikasian arsip

Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat etintas fisiknya, melainkan dari suatu etintas logika yang merupakan hasil dan yang memberikan bukti dari suatu aktivitas atau transaksi.

6.      Pelestarian arsip

Media peyimpanan harus disimpan dalam kndisi yang sebaik mungkin. Namun bagaimanapun juga, dalam kaitannya denga media arsip elektronik akan tetap terancamkeberadaannya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama. Selain itu karena perkembanganteknologi informasi yang begitu cepat, banyak sistem komputer yang menjadi usang dalam jangka waktu yang relative lebih singkat.

C.    PERBEDAAN ANTARA SISTEM ARSIP NON ELEKTRONIK & ARSIP   ELEKTRONIK

A.    Sistem Kearsipan Non Elektronik

1.      Proses

a.       Penerimaan dan pengiriman surat

b.      Registrasi

c.       Klsifikasi dan pengindeksan

d.      Penataan berkas (filling)

e.       Penyimpanan dan pemeliharaan

2.      Ketentuan Fungsional

a.       Pengurusan surat

b.      Klasifikasi dank od

c.       Indeks dan tunjuk silang

d.      Penataan berkas

e.       Penemuan kembali

f.       Penyusutan dan pemusnahan

g.      Pemeliharaan dan pengamanan

3.      Sarana

a.       Kartu kendali

b.      Lembar pengantar surat

c.       Lembar disposisi (routing slip)

d.      Meja dan kereta sortir

e.       Kotak kartu kendali

f.       Pola klasifikasi arsip

g.      Indeks relatif

h.      Lembar tunjuk silang

i.        Sampul berkas (folder)

j.        Sekat petunjuk (guide)

k.      Lembar peringatan (tickler file)

l.        Rak arsip (filling cabinet

m.    Kotak (boxes) arsip

n.      Lembar peminjaman arsip

B.     Sistem Kearsipan Elektronik

1.   Proses

a.       Kaptur (capture) dan registrasi

b.      Klasifikasi arsip

c.       Klasifikasi arsip dan akses

d.      Identifikasi penyusutan arsip

e.       Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif

f.       Penyusutan arsip

g.      Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga pencipta

h.      Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh Lembaga Kearsipan Statis

i.        Control pengelolaan khasanah arsip statis oleh Lembaga Kearsipan Statis

j.        Penggunaan arsip statis

2.      Ketentuan Fungsional

a.       Pembuatan dokumen atau naskah

b.      Pencipta arsip

c.       Penilaian arsip

d.      Registrasi arsip

e.       Klasifikasi arsip

f.       Pengaturan keamanan dan akses

g.      Penyimpanan arsip aktif dan arsip inaktif

h.      Preservasi arsip

i.        Penggunaan arsip

j.        Penyerahan control pengelolaan arsip statis

k.      Penyimpanan dan control

l.        Pengelolaan arsip statis

m.    Penggunaan arsip statis

3.      Sarana

a.       Business process

b.      Metadata

c.       Tata naskah dinas

d.      Klasifikasi arsip (file reference)

e.       Klasifikasi keamanan dan akses

f.       Jadwal retensi arsip

g.      Tesaurus

h.      File tracking system

i.        Task management (workflow system)

j.        Dokumentasi sistem

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D.    PENTINGNYA ARSIP ELEKTRONIK DALAM LEMBAGA NEGARA & PEMERINTAH

a.       Mengelolah seluruh arsip elektronik yang ada dalam instansinya (termasuk yang di-outsourcing ke pihak lain), sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan kepentingan instansi.

b.      Menciptakan arsip elektronik transaksi kerja yang lengkap dan akurat dan mengkaptur dalam sistem yang memiliki fungsionalitas kearsipan.

c.       Menciptakan dan memelihara metadata tentang arsip elektronik.

d.      Mengidentifikasi ketentuan-ketentuan, hukum, kerja dankomunitas untuk memelihara arsip elektronik.

e.       Menyimpan arsip elektronik dalam kondisi yang sesuai untuk menjamin kontiunitas aksesnya.

f.       Memberikan control keamanan dan autentifikasi untuk menjami arsip elektronik aman dari kerusakan.

g.      Mengimplemintasi rancangan kontiunitas kerja yang sesuai untuk arsip elektronik.

h.      Memelihara arsip elektronik dalam format yang dapat diakses selama diperlukan.

i.        Menyediakan akses terhadap arsip elektronik.

j.        Memusnahkan arsip elektrnik sesuai dengan ketentuan hukum dan bhawa arsip elektronik tidak dapat direkonstruksi kembali.

k.      Menyerahkan arsip elektronik yang bernilai guna ke Lembaga Kearsipan

l.        Mengelola arsip elektronik sesuai dengan ketentuan-ketentuan sistem pengelolaan arsip.

 

 

E.     PENYIMPANAN & PENGAMANAN ARSIP ELEKTRONIK

 

a.        Penyimpanan Arsip Elektronik

1.      Online

Arsip online dapat dimasukan kedalam berbagai tempat penyimpanan (misalnya tempat penyimpanan mainframe, PC hard drive) yang sedia untuk temu-balik dan akses cepat. Umumnya arsip yang disimpan online adalah arsip elektronik aktif.

2.      Offline

Arsip offline dimasukan kedalam sistem atau tempat peyimpanan yang tidak dapat diakses secara langsung melalui jaringan dan memerlukan intervensi manusia untuk dapat diakses oleh pengguna. Arsip elektronik offline biasanya disimpan pada media penyimpanan elektronik yang mudah dipindahkan (misalnya magnetic tape, CD, DVD), dan umumnya arsip elektronik inaktif.

3.      Nearline

Arsip nearline artinya arsip dimasukan kedalam media penyimpanan elektronik yang dapat dipindahkan, tapi tetap relatif dapat diakses melalui sistem automatisai yang terhubung dengan jaringan.

b.      Pengamanan Arsip Elektronik

1.      Membatasi akses terhadap arsip elektronik, dan sisitem yang menciptakan dan memeliharanya, pada staf yang berwenang untuk melindungi interitas arsip dan mencegah perubahan dan pemusnahan arsip elektronik.

2.      Membuat sistem keamanan jaringan, seperti firewalls, untuk melindungi terhadap akses tidak sah (misalnya hackers) pada sistem yang dapat diakesmelalui koneksi eksternal, seperti Internet.

3.      Mengimplementasikan teknologi enkripsi public key infrastructure (PKI) untuk menjamin transmisi arsip elektronik kepihak eksternal.

4.      “Mmengunci” arsip elektronik final untuk mencegah perubahan (misalnya finalisasi arsip dalam “ready-only” pada sistem.

5.      Menggunakan tanda tangan digital untuk autentifikasi arsip elektronik dan memberikan keamanan dan kepercayaan kepemilikan.

6.      Menyimpan arsip elektronik vital offline atau pada sistem tanpa hubungan eksternal.

7.      Membuat prosedur backup sistem yang sesuai dan strategi pemulihan bencana untuk emlindungi kehilangan arsip elektronik.

8.      Membuat dan mengimplementasikan audit trails untuk mendeteksi siapa yang mengakses sistem, apakah meragukan tindakan-tindakan tidak sah setelah terjadi, atau bias terjadi.

 

F.     PRESERVASI ARSIP ELEKTRONIK

a.       Migrasi

Migrasi adalah program migrasi arsip elektronik dari konfigurasi atau generasi hardware lama dan software lama kekonfigurasi atau generasi baru untuk memelihara aksesbilitasnya.

b.      Konversi

Konversi adalah melakukan perubahan format data dari versi yang baru.

 

 

G.    PENYUSUTAN ARSIP ELEKTRONIK

1.      Pemindahan ke Unit Kearsipan

2.      Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna

3.      Penyerahan ke Lembaga Kearsipan

 

 

 

 

 

 

H.     ORGANISASI KEARSIPAN

Berdasarkan Peraturan Sekretarian Jendaral DPR RI Nomor 400/SEKjen/2005 Tentang Organisasi dan tata kerja Sekretariat Jendral DPR RI pasal 82 menyatakan bahwa Bidang Arsip dan Dokumentasi mempunyai tugas melaksanakan kegiatan Kearsipan dan Dokumentasi sejarah perkembangan kedewanan.

Organisasi Kearsipan Sekretariat Jendral DPR RI meliputi :

1.Unit Pengolah

            Unit Pengolah dilingkungan Sekretariat Jendral DPR RI terdiri dari :

a.       Sekretaris Jendral

b.      Deputi-Deputi

c.       Biro-Biro/Pusat

d.      Bagian-Bagian/Bidang

Sedangkan tugas Unit pengolah meliputi :

a.       Mengolah arsip dinamis aktif

b.      Menyimpan arsip dinamis aktif

c.       Menyerahkan arsip dinamis aktif yang masa retensinya telah habis ke Unit Kearsipan (Bidang Arsip dan Dokumentasi)

 

2. Unit Kearsipan ( Bidang Arsip dan Dokumentasi )

Unit Kearsipan ( Bidang Arsip dan Dokumentasi ) mempunyai tugas dan tanggung jawab  dalam penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Sekretariat Jendral DPR RI.

Unit Kearsipan ( Bidang Arsip dan Dokumentasi ) memiliki tugas dan fungsi :

a.       Pegelolaan arsip Inaktif dari Unit Pengolah

b.      Pengolahaan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi

c.       Pemusnahan arsip

d.      Penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional RI

e.       Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan

I.  PEMBERKASAN DI UNIT KERJA

            1. Pemberkasan Arsip Substantif

Pemberkasan Arsip Substantif DPR-RI adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip secara logis dan sistematis yang mencerminkan fungsi, tugas dan wewenang DPR-RI.

Adapun kegiatan pemberkasan arsip di unit-unit kerja dapat dikelompokan berdasarkan fungsi DPR-RI, yaitu Legislasi, Anggaran dan Pengawasan.

Dalam melakukan pemberkasan arsip aktif di unit kerja, hal-hal  yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

a.       Menyortir dan mengelompokan arsip-arsip yang masalahnya sama, kemudian diperinci maslahnya sesuai dengan penggolongan dalam Pola Klasifikasi.

b.      Memberikan indeks dan kode klasifikasi terhadap arsip aktif yang akan dibereskan

c.       Mempersiapkan sarana penyimpanan yaitu Guide dan folder untuk menyimpan arsip aktif

d.      Menyusun Guide dan folder ke dalam filling cabinet

e.       Menempatkan arsip aktif ke dalam folder yang telah tersusun dalam filling cabinet

 

 

a.       Pemberkasan arsip berdasarkan fungsi legislasi DPR-RI :

Dalam melaksanakan fungsi legislasi, DPR-RI mempunyai tugas dan wewenang membentuk undang undang bersama Presiden, Rancangan Undang Undang ( RUU ) tersebut dapat berasal dari DPR-RI, Presiden dan DPD.

a.       1. Pemberkasan Arsip Proses Pembahasan RUU usul inisiatif DPR-RI

a.       2. Pemberkasan Arsip Proses Pembahasan RUU dari Pemerintah

      b.   Pemberkasan arsip berdasarkan fungsi Anggaran DPR-RI :

Dalam melaksanakan fungsi Anggaran, DPR-RI  mempunyai tugas dan wewenang                                                                                                                        menetapkan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara ( APBN ) bersam Presiden.

b.      1. Pembahasan Anggaran Tingkat Komisi

b.      2. Pembahasan Anggaran di Panitia Anggaran

       c.  Pemberkasan arsip berdasarkan fungsi pengawasan DPR-RI :

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan, alat kelengkapan DPR-RI melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

c.       1. Rapat-rapat

c.       2. Kunjungan Kerja/Studi Banding

    2. Pemberkasan Arsip Fasilitatif

Pemberkasan arsip fasilitatif DPR-RI adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip secara logis dan sistematis sesuai jenis, fungsi dan kegunaan yang mencerminkan tugas pokok dan fungsi unit-unit kerja Sekretariat Jendral DPR-RI.

Tujuan pemberkasan adalah untuk memudahkan penemuan kembali arsip secara cepat dan tepat serta memudahkanpemindahan arsip inaktif dari unit-unit kerja ke Unit Kearsipan ( Bidang Arsip dan Dokumentasi ).

 

 

J. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

a.       Arsip-arsip yang berada di Unit kerja yang telah habis jangka waktu penyimpanannya sesuai JRA, disisihkan dan dinilai kembali apakah dimusnahkan atau  diserahkan ke Bidang Arsip dan Dokumentasi

b.      Penilaian dilakukan oleh Tim Penyusutan Arsip

c.       Hasil penilaian berupa : arsip yang akan dimusnahkan di unit kerja dan arsip yang akan diserahkan ke Bidang Arsip dan Dokumentasi

d.      Kedua hasil penilaian tersebut dibuat daftarnya

e.       Arsip inaktif yang telah dinilai dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip ( Bidang Arsip dan Dokumentasi )

f.       Pemindahan dari Unit Kerja ke Bidang Arsip dan Dokumentasi dibuatkan berita acara pemindahan arsip inaktif rangkap 2 ( dua ) dan dilampirkan daftar arsip

g.      Berita acara pemmindahan arsip inaktif ditanda tangani oleh Kepala Bagian Unit kerja dan Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi

K.        PEMUSNAHAN ARSIP INAKTIF

a.       Arsip-arip Inaktif dipusat penyimpanan arsip ( Bidang Arsip dan Dokumentasi ) yang sudah dianggap tidak bernilai guna dan jangka waktu penyimpanannya sudah habis sesuai JRA dapat dimusnahkan.

b.      Daftar arsip-arsip Inaktif yang akan dimusnahkan disampaikan kepada Badan Kepegawaian Negara menyangkut arsip Kepegawaian, Badan Pemeriksa Keuangan menyangkut arsip keuangan untuk mendapat persetujuan.

c.       Daftar arsip-arsip Inaktif yang akan dimusnahkan disampaikan kepada Sekretariat Jendarl DPR-RI untuk mendapat persetujuan.

d.      Pemusnahan dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal baik fisik maupun informasinya dan disaksikan oleh Pejabat dari Bidang Arsip dan Dokumentasi, Bagian Hukum dan Bagian Pengamanan Dalam.

e.       Pemusnahan arsip dibuatkan acara Pemusnahan arsip.

f.       Berita acara pemusnahan arsip ditanda tangani oleh Pejabat Bidang Arsip dan Dokumentasi, Bagian Hukum dan Bagian Pengamanan Dalam.

 

 

 

L. PENYERAHAN ARSIP KE ARSIP NASIONAL RI

a.       Arsip yang akan diserahkan ke arsip nasional RI adalah arsip statis yang bernilai guna permanen dan tidak diperlukan lagi untuk kegiatan Setjen DPR-RI.

b.      Daftar arsip yang akan diserahkan disampaikan ke Arsip Nasional RI untuk ditelaah.

c.       Penyerahan arsip dibuatkan berita acara penyerahan.

d.      Berita acara ditanda tangani oleh Sekretaris Jendral DPR-RI atau pejabat yang ditunjuk dan Kepala Arsip Nasional RI

e.       Penyerahan arsip dapat dilakukan Upacara yang diikuti oleh Sekretaris Jendral DPR-RI dan Kepala ANRI serta Pejabat dilingkungan Setjen DPR-RI.

f.       Penyerahan arsip statis dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam 5 ( lima ) tahun.