Penggolongan Surat
A.   Menurut Isinya

1.    Surat Resmi Pemerintah / Swasta

a.       Surat Resmi Pemerintah adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi pemerintah.

b.      Surat Resmi Swasta adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi baik perseorangan, instansi, maupun organisani swasta.

2.      Surat Bisnis / Niaga

Surat niaga/bisnis adalah surat yang digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.

3.      Surat Sosial

Surat Sosial adalah surat yang biasa dibuat ketika seseorang atau instasi ingin mempererat hubungan diantara keduanya.

4.      Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang ditulis seseorang untuk kepentingan pribadi.

B.   Menurut Wujudnya

1.      Kartu Pos

Kartu Pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada amplop.

2.    Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan lambang dan petunjuk penulisan berita yang dikeluarkan oleh PT. POS INDONESIA atau instasi yang telah diberi izin.

3.      Surat Bersampul

Surat Bersampul adalah surat –surat yang isinya ditulis pada kertas lain , kemudian kertas surat tersebut dimasukan ke dalam sampul amplop.

4.      Telegram

Telegram adalah fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi jarak jauh dengan cepat, akurat dan terdokumentasi.

5.   Memorandum dan Nota

a.      Memorandum adalah alat komunikasi yang berupa surat-surat dilingkungan kantor yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern. Pada umumnya digunakan dari atasan ke bawahannya.

b.      Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

6.      Faximile

Faximile adalah alat pengirim dokumen atau gambar dari satu tempat ke tempat lain melalui saluran telepon.

7.     Teleks

Teleks adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringa telepo yang berfungsi untuk mengirim esan berbasis teks.

8.      Email
 

Email adalah surat elektronik yang dikirimkan melalui jaringan internet.

C.   Menurut Sifatnya

1.      Surat Biasa

Surat Biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan, pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun

2.      Surat Konfidensial

Surat Konfidensial adalah Surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya, surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.

3.      Surat terbuka

Surat Terbuka adalah surat yang diajukan kepada pihak lain, baik perseorangan atau kelompok yang biasanya dimuat pada media massa atau diedarkan secara terbuka.

4.      Surat Rahasia

Surat Rahasia adalah Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS, yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apapun. Surat jenis ini, misalnya surat tentang konduite pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

5.    Surat Sangat Rahasia

Surat Sangat Rahasia Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang nerupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya, surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.

D.   Menurut Banyaknya Sasaran

1.      Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.

<!--[if !supportLists]-->2.      <!--[endif]-->Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadangkadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.

E.   Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya

1.      Surat Biasa

Jenis surat ini, baik cara pembuatan atau pengirimannya, tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

2.      Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

3.      Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.

F.    Menurut Bentuknya

1.      Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh surat bentuk lurus penuh berikut

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

                                                                             

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

2.      Bentuk Lurus (Block Style)

Pada surat bentuk lurus, semua bagian surat diketik dari margin kiri. Akan tetapi, tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian kanan surat.

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

1.      Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

3.      Bentuk Semi Lurus (Semi Block Style)

 Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

1.     Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

4.      Bentuk Lekuk ( Indented Style)

setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

1.      Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

5.      Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph)

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

1.      Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

6.      Bentuk Dinas Pemerintahan

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

1.      Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2.      Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3.      Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4.      Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5.      Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6.      Format surat tertentu

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

G.  Berdasarkan Tujan Surat Dibuat

a.       Menyampaikan Informasi

Surat dibuat sebagai media penyampaian informasi agar seseorang mengetahui informasi yang diberikan.

b.      Mendapatkan Respon

Surat dikatakan sempurna bila surat tersebut mendapatkan respon, berarti surat tersebut telah dimengerti oleh si penerima dan mendapatkan umpan baliknya.

c.       Menyampaikan Informasi dan Mendapatkan Umpan Balik

Surat merupakan alat untuk menyampaikan informasi kepada pihak satu kee pihak lainnya guna mendapatkan suatu informasi atau pemberitahuan. Sehingga kita bisa mengerti kemudian memberi umpan balik atau feed back nya. Menanggapi surat tersebut sebaiknya segera , karena akan mempengaruhi maju mundurnya sebuah perusahaan.

H.  Berdasarkan Jenis Kegiatannya

1. Internal

yaitu surat yang dipakai dalam lingkungan sendiri.

2.      Ekstern

yaitu surat yang digunakan suatu instansi ke pihak instasi luar.