Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah, Taufik dan Hinayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai pengetahuan bagi pembaca.
Tugas makalah ini berjudul Manajemen Arsip Elektronik Pusat Pengkajian dan Pengolahan Data Informasi SEKJEN DPR RI.
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah, Taufik dan Hinayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai pengetahuan bagi pembaca.
Tugas makalah ini berjudul Manajemen Arsip Elektronik Pusat Pengkajian dan Pengolahan Data Informasi SEKJEN DPR RI.
Saya ucapkan
terimakasih kepada :
1.
Ayah dan Ibu yang telah mengijinkan untuk melakukan pencarian
informasi.
2.
Dosen Kepemimpinan
Ibu Eka Putri Handayani.
3.
Teman - teman yang telah membantu dalam pencarian
sumber.
4.
Bapak Ibu dibagian Ardok P3DI DPR RI
Harapan saya semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga saya dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Makalah ini saya akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang saya miliki sangat kurang. Oleh kerena itu saya harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
Jakarta, Mei 2012
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan
ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan
bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain
perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang
perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat
lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung
ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk
itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti
perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk
kegiatan kearsipan.
Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus
melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi akan terus bergerak maju dengan
produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari
waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga
produk-produk out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap
produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan
yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat.
Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatka teknologi sebagai alat untuk
mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno
yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat
menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan
memungkinkan pengaksesan yang lebih luas, diharapkan arsip merupakan barang
bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan
mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip
yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat
diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan
otomasi.
Arsip Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia
merupakan endapan informasi terekam dari kegiatan pelaksanaan fungsi, tugas dan
wewenang DPR-RI yang meliputi fungsi Legislasi, Anggaran dan Pengawasan dalam
rangka kehidupan berbangsa dan bernegara. Pelaksanaan fungsi, tugas dan
wewenang DPR-RI tersebut terekam dalam bentuk Arsip Substansif antara lain
berupa arsip tekstual/kertas, foto, film, CD, VCD, peta, rancang bangun kaset
rekaman suaa yang merupakan bukti otentik sebagai bahan pertanggungjawaban dan
mempunyai nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/teknologi serta
sejahtera.
Sedangkan Arsip Sekretariat Jenderal
DPR-RI merupakan Arsip Fasilitatif sebagai penunjang pelaksanaan kegiatan
fungsi, tugas dan wewenang DPR-RI. Oleh karena itu arsip-arsip tersebut harus
dikelola dan diselamatkan sebagaimana
diamanatkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Penyusutan Revisi Pedoman Kearsipan
Pola Baru karena Pedoman Kearsipan Pola Baru karena Pedoman Kearsipan yang ada
sudah tidak sesuai dengan Peraturan Sekretaris Jenderal DPR-RI Nomor
400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR-RI
dan Peraturan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor :
01/DPR-RI/2009-2010 tentang Tata Tertib.
1.2 TUJUAN & MANFAAT
Tujuan & Manfaat
Mahasiswa :
Makalah ini dibuat agar mahasiswa
mempunyai pengetahuan yang luas tentang Manajemen Arsip Elektronik tidak hanya
arsip manual saja. Dan mahasiswa bisa praktek langsung untuk manajemen arsip tesrebut.
Tujuan
Kearsipan di P3DI :
Pedoman Kearsipan Pola
ini dimaksudkan untuk menyempurnakan Pedoman yang telah ada sebagai pedoman
pelaksanaan Kearsipan bagi penyelenggara administrasi di unit-unit kerja di
lingkungan Sekretariat Jenderal DPR-RI, sehingga mempermudah dalam pengurusan
surat, pemberkasan arsip dan penyusutan arsipnya.
Tujuan Pedoman
Pelaksanaan Kearsipan Pola baru :
a. Menjamin
terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh DPR-RI dan Setjen DPR-RI.
b. Menjamin
ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c. Menjamin
terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundanga-undangan.
d. Menjamin
perlindungan kepentiingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komperhensif dan
terpadu.
f. Menjamin
keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat , berbangsa dan bernegara.
g. Menjamin
keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
h. Meningkatkan
kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip autentik dan
terpercaya.
1.3 RUANG LINGKUP MATERI
Arsip Elektronik atau
sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami
perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.
Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut
alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu
dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip
disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media
elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file
ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip
elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan
file-file hasil alih media. Sedangkan keuntungan dari arsip elektronik
adalah:
§
Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
§
Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
§
Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
§
Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
§
Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
§
Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
Sistem arsip
elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip
elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain
sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Asas
Kearsipan
a. Asas
Penyelenggaraan Kearsipan dilingkungan Sekretariat Jenderal DPR-RI dilaksanakan
berasakan :
1. Kepastian
hukum
2. Keautentikan
dan keterpercayaan
3. Keutuhan
4. Asal
usul (principle of provenance)
5. Aturan
asli (principle of original order)
6. Keamanan
dan keselamatan
7. Keprofesionalan
8. Keresponsifan
9. Keantisipasifan
10. Kepartisipatifan
11. Akuntabilitas
12. Aksesbilitas
13. Kepentingan
umum.
b. Asas
penyimpanan arsip dinamis menggunakan asas kombinasi antara asas Desentralisasi
Sentralisasi, maksudnya bahwa arsip-arsip yang masih digunakan sebagai berkas
kerja disimpan secara terpisah pada masing-masing Unit Pengolah, apabila
arsip-arsip di Unit Pengolah telah
mencapai masa Inaktif arsip-arsip tersebut disimpan secara terpusat pada Unit
Kearsipan arsip (Bidang Arsip dan Dokumentasi ).
Asas Sentralisasi
digunakan dalam hal :
1. Kebijakan
Kearsipan
2. Pengurusan
Surat masuk dan Surat Keluar
3. Penomoran
surat
4. Penyimpanan
arsip inaktif
Sedangkan asas
Desentralisasi digunakan dalam hal :
1. Pengurusan
surat intern
2. Penyimpanan
Arsip dinamis aktif.
B. Sistem
Kearsipan
Pengelolaan
arsip dinamis dilingkungan Sekretariat Jenderal DPR-RI menggunakan Sistem
Kearsipan Pola Baru, berkaitan dengan hal tersebut maka sarana pencatatan yang
digunakan dalam pengurusan surat masuk maupun surat keluar menggunakan :
1. Lembar
Kartu Kendali, untuk mencatat surat penting
2. Lembar
Pengantar surat biasa, untuk mencatat surat biasa
3. Lembar
Pengantar surat rahasia, untuk mencatat surat Rahasia.
C. Organisasi
Kearsipan
Berdasarkan
peraturan SEKJEN DPR-RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kearsipan Sekretariat Jenderal DPR-RI pasal 82 menyatakan bahwa bidang Arsip
dan Dokumentasi mempunyai tugas melaksanakan kegiatan Kearsipan dan Dokumentasi
sejarah perkembangan kedewanan.
Organisasi
Kearsipan Sekretariat Jenderal DPR RI meliputi :
1. Unit
Pengolah
Unit di SEKJEN DPR RI
meliputi :
a. Sekretaris
Jenderal
b. Deputi-
Deputi
c. Biro-Biro
Pusat
d. Bagian-Bagian/Bidang
Sedangkan
tugas Unit Pengolah meliputi :
a. Mengolah
Arsip dinamis aktif
b. Menyimmpan
arsip dinamis aktif
c. Menyerahkan
arsip dinamis aktif yang masa retensinya telah habis ke Unit Kearsipan (Bidang
Arsip dan Dokumentasi ).
2. Unit
Kearsipan (Bidang Arsip dan Dokumentasi)
Unit Kearsipan (Bidang
Arsip dan Dokumentasi) mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan
kearsipan dilingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.
Unit Kearsipan (Bidang
Arsip dan Dokumentasi) memiliki tugas dan fungsi :
a. Pengelolaan
arsip inaktif dari unit pengolah
b. Pengolahan
arsip dan penyajian arsiip menjadi informasi
c. Pemusnahan
arsip
d. Penyerahan
arsip statis kepada Arsip Nasional RI
e. Pembinaan
dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan.
BAB III
PEMBAHASAN
A.
PENGERTIAN
ARSIP ELEKTRONIK & MANFAATNYA
Arsip
elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik,
yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh suatu organisasi maupun perorangan
dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
Manfaat
arsip elektronik
1. Cepat
ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan
meja kerja.
2. Pengindeksan
yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prsedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
3. Pencarian
secara full-text, dengan mencari file berdasarkan katab kunci maupun nama dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil
kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat dilayar
monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencari dengan
kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur untuk
membackup kedalam media lain, misalnya CDatau eksternal hard disk.
5. Mengarsip
secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia
dapat diminalisir karena tersimpan secara digital. Juga bahkan hilang sekalipun
akan aman disimpan secara digital.
Dari
beberapa manfaat arsip elektronik ada juga kelemahan arsip elektronik,berikut
kelemahan-kelemahan arsip elektronik
Kelemahan
arsip elektronik
1. Adanya
peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi,
atau menghapus) dalam segala cara.
2. Kesulitan
untuk berbagai file karena format file maupun ketersediaan jaringan maupun
akses untuk berbagai file dengan orang lain.
3. Kemungkinan
rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya
server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen karena tidak
sengaja.
B.
KARAKTERISTIK
ARSIP ELEKTRONIK
1. Perekam
dan symbol yang digunakan.
Isi direkam pada
suatu media dan tidak dapat secara langsung diakses (dibaca) oleh manusia
karena dipersentasikan oleh symbol (binary bigits) yang harus diterjemahkan
terlebih dahulu untuk bias dibaca oleh semua manusia.
2. Hubungan
antara isi dan media.
Isi yang terekam
pada suatu media (seperti sebuah disket) dapat dipisahkan dari medianya.
3. Struktur
fisik dan logik.
Diperlukan
adanya suatu struktur logic yang memungkinkan komputer untuk mengidentifikasi
setiap arsip dan untuk mempersentasikan elemen-elemen dari struktur internal
arsip (seperti margin, spasi, paragraph, dll). Umumnya struktur logic dari
suatu arsip elektronik yang merupakan struktur yang dibuat oleh pembuatnya pada
layar komputer. Agar dapat dianggap lengkat dan autentik, arsip harus
dipelihara strukturnyadengan berbagai cara, dan system komputer yang ada harus
dapat membuatnya lagi saat pentransformasian arsip tersebut kesuatu format yang
terbaca manusia.
4. Metadata.
Selain konteks
fungsional dan administratif, metadata arsip elektronik juga menunjukan
bagaimana informasi direkam atau dibuat.
5. Pengidentifikasian
arsip
Tidak dapat
diidentifikasi dengan cara melihat etintas fisiknya, melainkan dari suatu
etintas logika yang merupakan hasil dan yang memberikan bukti dari suatu
aktivitas atau transaksi.
6. Pelestarian
arsip
Media peyimpanan harus
disimpan dalam kndisi yang sebaik mungkin. Namun bagaimanapun juga, dalam
kaitannya denga media arsip elektronik akan tetap terancamkeberadaannya dalam
jangka waktu yang tidak begitu lama. Selain itu karena perkembanganteknologi
informasi yang begitu cepat, banyak sistem komputer yang menjadi usang dalam
jangka waktu yang relative lebih singkat.
C.
PERBEDAAN
ANTARA SISTEM ARSIP
NON ELEKTRONIK & ARSIP
ELEKTRONIK
A. Sistem
Kearsipan Non Elektronik
1.
Proses
a. Penerimaan
dan pengiriman surat
b. Registrasi
c. Klsifikasi
dan pengindeksan
d. Penataan
berkas (filling)
e. Penyimpanan
dan pemeliharaan
2.
Ketentuan
Fungsional
a. Pengurusan
surat
b. Klasifikasi
dank od
c. Indeks
dan tunjuk silang
d. Penataan
berkas
e. Penemuan
kembali
f. Penyusutan
dan pemusnahan
g. Pemeliharaan
dan pengamanan
3.
Sarana
a. Kartu
kendali
b. Lembar
pengantar surat
c. Lembar
disposisi (routing slip)
d. Meja
dan kereta sortir
e. Kotak
kartu kendali
f. Pola
klasifikasi arsip
g. Indeks
relatif
h. Lembar
tunjuk silang
i.
Sampul berkas (folder)
j.
Sekat petunjuk (guide)
k. Lembar
peringatan (tickler file)
l.
Rak arsip (filling
cabinet
m. Kotak
(boxes) arsip
n. Lembar
peminjaman arsip
B. Sistem
Kearsipan Elektronik
1.
Proses
a.
Kaptur (capture) dan
registrasi
b. Klasifikasi
arsip
c. Klasifikasi
arsip dan akses
d. Identifikasi
penyusutan arsip
e. Penyimpanan,
penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif
f. Penyusutan
arsip
g. Penyimpanan
dan preservasi arsip statis oleh lembaga pencipta
h. Penyimpanan
dan preservasi arsip statis oleh Lembaga Kearsipan Statis
i.
Control pengelolaan
khasanah arsip statis oleh Lembaga Kearsipan Statis
j.
Penggunaan arsip statis
2.
Ketentuan
Fungsional
a. Pembuatan
dokumen atau naskah
b. Pencipta
arsip
c. Penilaian
arsip
d. Registrasi
arsip
e. Klasifikasi
arsip
f. Pengaturan
keamanan dan akses
g. Penyimpanan
arsip aktif dan arsip inaktif
h. Preservasi
arsip
i.
Penggunaan arsip
j.
Penyerahan control
pengelolaan arsip statis
k. Penyimpanan
dan control
l.
Pengelolaan arsip statis
m. Penggunaan
arsip statis
3.
Sarana
a. Business
process
b. Metadata
c. Tata
naskah dinas
d. Klasifikasi
arsip (file reference)
e. Klasifikasi
keamanan dan akses
f. Jadwal
retensi arsip
g. Tesaurus
h. File
tracking system
i.
Task management
(workflow system)
j.
Dokumentasi sistem
D.
PENTINGNYA
ARSIP ELEKTRONIK DALAM LEMBAGA NEGARA &
PEMERINTAH
a. Mengelolah
seluruh arsip elektronik yang ada dalam instansinya (termasuk yang
di-outsourcing ke pihak lain), sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan
kepentingan instansi.
b. Menciptakan
arsip elektronik transaksi kerja yang lengkap dan akurat dan mengkaptur dalam
sistem yang memiliki fungsionalitas kearsipan.
c. Menciptakan
dan memelihara metadata tentang arsip elektronik.
d. Mengidentifikasi
ketentuan-ketentuan, hukum, kerja dankomunitas untuk memelihara arsip
elektronik.
e. Menyimpan
arsip elektronik dalam kondisi yang sesuai untuk menjamin kontiunitas aksesnya.
f. Memberikan
control keamanan dan autentifikasi untuk menjami arsip elektronik aman dari
kerusakan.
g. Mengimplemintasi
rancangan kontiunitas kerja yang sesuai untuk arsip elektronik.
h. Memelihara
arsip elektronik dalam format yang dapat diakses selama diperlukan.
i.
Menyediakan akses
terhadap arsip elektronik.
j.
Memusnahkan arsip
elektrnik sesuai dengan ketentuan hukum dan bhawa arsip elektronik tidak dapat
direkonstruksi kembali.
k. Menyerahkan
arsip elektronik yang bernilai guna ke Lembaga Kearsipan
l.
Mengelola arsip elektronik
sesuai dengan ketentuan-ketentuan sistem pengelolaan arsip.
E.
PENYIMPANAN
&
PENGAMANAN
ARSIP ELEKTRONIK
a. Penyimpanan Arsip Elektronik
1. Online
Arsip online
dapat dimasukan kedalam berbagai tempat penyimpanan (misalnya tempat
penyimpanan mainframe, PC hard drive)
yang sedia untuk temu-balik dan akses cepat. Umumnya arsip yang disimpan online
adalah arsip elektronik aktif.
2. Offline
Arsip offline
dimasukan kedalam sistem atau tempat peyimpanan yang tidak dapat diakses secara
langsung melalui jaringan dan memerlukan intervensi manusia untuk dapat diakses
oleh pengguna. Arsip elektronik offline biasanya disimpan pada media
penyimpanan elektronik yang mudah dipindahkan (misalnya magnetic tape, CD,
DVD), dan umumnya arsip elektronik inaktif.
3. Nearline
Arsip nearline
artinya arsip dimasukan kedalam media penyimpanan elektronik yang dapat
dipindahkan, tapi tetap relatif dapat diakses melalui sistem automatisai yang
terhubung dengan jaringan.
b.
Pengamanan
Arsip Elektronik
1. Membatasi
akses terhadap arsip elektronik, dan sisitem yang menciptakan dan
memeliharanya, pada staf yang berwenang untuk melindungi interitas arsip dan
mencegah perubahan dan pemusnahan arsip elektronik.
2. Membuat
sistem keamanan jaringan, seperti firewalls, untuk melindungi terhadap akses
tidak sah (misalnya hackers) pada sistem yang dapat diakesmelalui koneksi
eksternal, seperti Internet.
3. Mengimplementasikan
teknologi enkripsi public key infrastructure (PKI) untuk menjamin transmisi
arsip elektronik kepihak eksternal.
4. “Mmengunci”
arsip elektronik final untuk mencegah perubahan (misalnya finalisasi arsip
dalam “ready-only” pada sistem.
5. Menggunakan
tanda tangan digital untuk autentifikasi arsip elektronik dan memberikan
keamanan dan kepercayaan kepemilikan.
6. Menyimpan
arsip elektronik vital offline atau pada sistem tanpa hubungan eksternal.
7. Membuat
prosedur backup sistem yang sesuai dan strategi pemulihan bencana untuk
emlindungi kehilangan arsip elektronik.
8. Membuat
dan mengimplementasikan audit trails untuk mendeteksi siapa yang mengakses
sistem, apakah meragukan tindakan-tindakan tidak sah setelah terjadi, atau bias
terjadi.
F.
PRESERVASI
ARSIP ELEKTRONIK
a. Migrasi
Migrasi adalah
program migrasi arsip elektronik dari konfigurasi atau generasi hardware lama
dan software lama kekonfigurasi atau generasi baru untuk memelihara
aksesbilitasnya.
b. Konversi
Konversi adalah
melakukan perubahan format data dari versi yang baru.
G.
PENYUSUTAN
ARSIP ELEKTRONIK
1. Pemindahan
ke Unit Kearsipan
2. Pemusnahan
arsip yang tidak bernilai guna
3. Penyerahan
ke Lembaga Kearsipan
H.
ORGANISASI KEARSIPAN
Berdasarkan Peraturan Sekretarian Jendaral DPR RI
Nomor 400/SEKjen/2005 Tentang Organisasi dan tata kerja Sekretariat Jendral DPR
RI pasal 82 menyatakan bahwa Bidang Arsip dan Dokumentasi mempunyai tugas
melaksanakan kegiatan Kearsipan dan Dokumentasi sejarah perkembangan kedewanan.
Organisasi Kearsipan Sekretariat Jendral DPR RI
meliputi :
1.Unit Pengolah
Unit
Pengolah dilingkungan Sekretariat Jendral DPR RI terdiri dari :
a. Sekretaris
Jendral
b. Deputi-Deputi
c. Biro-Biro/Pusat
d. Bagian-Bagian/Bidang
Sedangkan tugas Unit pengolah
meliputi :
a. Mengolah
arsip dinamis aktif
b. Menyimpan
arsip dinamis aktif
c. Menyerahkan
arsip dinamis aktif yang masa retensinya telah habis ke Unit Kearsipan (Bidang
Arsip dan Dokumentasi)
2. Unit Kearsipan ( Bidang Arsip dan Dokumentasi )
Unit Kearsipan ( Bidang Arsip dan Dokumentasi )
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Sekretariat Jendral DPR RI.
Unit Kearsipan ( Bidang Arsip dan
Dokumentasi ) memiliki tugas dan fungsi :
a. Pegelolaan
arsip Inaktif dari Unit Pengolah
b. Pengolahaan
arsip dan penyajian arsip menjadi informasi
c. Pemusnahan
arsip
d. Penyerahan
arsip statis kepada Arsip Nasional RI
e. Pembinaan
dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan
I. PEMBERKASAN DI UNIT KERJA
1.
Pemberkasan Arsip Substantif
Pemberkasan Arsip Substantif DPR-RI
adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip secara logis dan sistematis yang
mencerminkan fungsi, tugas dan wewenang DPR-RI.
Adapun kegiatan pemberkasan arsip
di unit-unit kerja dapat dikelompokan berdasarkan fungsi DPR-RI, yaitu
Legislasi, Anggaran dan Pengawasan.
Dalam melakukan pemberkasan arsip
aktif di unit kerja, hal-hal yang harus
dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Menyortir
dan mengelompokan arsip-arsip yang masalahnya sama, kemudian diperinci
maslahnya sesuai dengan penggolongan dalam Pola Klasifikasi.
b. Memberikan
indeks dan kode klasifikasi terhadap arsip aktif yang akan dibereskan
c. Mempersiapkan
sarana penyimpanan yaitu Guide dan folder untuk menyimpan arsip aktif
d. Menyusun
Guide dan folder ke dalam filling cabinet
e. Menempatkan
arsip aktif ke dalam folder yang telah tersusun dalam filling cabinet
a. Pemberkasan arsip
berdasarkan fungsi legislasi DPR-RI :
Dalam melaksanakan fungsi legislasi, DPR-RI
mempunyai tugas dan wewenang membentuk undang undang bersama Presiden,
Rancangan Undang Undang ( RUU ) tersebut dapat berasal dari DPR-RI, Presiden
dan DPD.
a. 1.
Pemberkasan Arsip Proses Pembahasan RUU usul inisiatif DPR-RI
a. 2.
Pemberkasan Arsip Proses Pembahasan RUU dari Pemerintah
b. Pemberkasan arsip berdasarkan fungsi
Anggaran DPR-RI :
Dalam melaksanakan fungsi Anggaran, DPR-RI mempunyai tugas dan wewenang menetapkan
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara ( APBN ) bersam Presiden.
b. 1.
Pembahasan Anggaran Tingkat Komisi
b. 2.
Pembahasan Anggaran di Panitia Anggaran
c.
Pemberkasan arsip berdasarkan
fungsi pengawasan DPR-RI :
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan, alat
kelengkapan DPR-RI melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
c. 1.
Rapat-rapat
c. 2.
Kunjungan Kerja/Studi Banding
2. Pemberkasan Arsip Fasilitatif
Pemberkasan arsip fasilitatif
DPR-RI adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip secara logis dan sistematis
sesuai jenis, fungsi dan kegunaan yang mencerminkan tugas pokok dan fungsi
unit-unit kerja Sekretariat Jendral DPR-RI.
Tujuan pemberkasan adalah untuk
memudahkan penemuan kembali arsip secara cepat dan tepat serta
memudahkanpemindahan arsip inaktif dari unit-unit kerja ke Unit Kearsipan (
Bidang Arsip dan Dokumentasi ).
J. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
a. Arsip-arsip
yang berada di Unit kerja yang telah habis jangka waktu penyimpanannya sesuai
JRA, disisihkan dan dinilai kembali apakah dimusnahkan atau diserahkan ke Bidang Arsip dan Dokumentasi
b. Penilaian
dilakukan oleh Tim Penyusutan Arsip
c. Hasil
penilaian berupa : arsip yang akan dimusnahkan di unit kerja dan arsip yang
akan diserahkan ke Bidang Arsip dan Dokumentasi
d. Kedua
hasil penilaian tersebut dibuat daftarnya
e. Arsip
inaktif yang telah dinilai dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip ( Bidang
Arsip dan Dokumentasi )
f. Pemindahan
dari Unit Kerja ke Bidang Arsip dan Dokumentasi dibuatkan berita acara
pemindahan arsip inaktif rangkap 2 ( dua ) dan dilampirkan daftar arsip
g. Berita
acara pemmindahan arsip inaktif ditanda tangani oleh Kepala Bagian Unit kerja
dan Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi
K.
PEMUSNAHAN ARSIP INAKTIF
a. Arsip-arip
Inaktif dipusat penyimpanan arsip ( Bidang Arsip dan Dokumentasi ) yang sudah
dianggap tidak bernilai guna dan jangka waktu penyimpanannya sudah habis sesuai
JRA dapat dimusnahkan.
b. Daftar
arsip-arsip Inaktif yang akan dimusnahkan disampaikan kepada Badan Kepegawaian
Negara menyangkut arsip Kepegawaian, Badan Pemeriksa Keuangan menyangkut arsip
keuangan untuk mendapat persetujuan.
c. Daftar
arsip-arsip Inaktif yang akan dimusnahkan disampaikan kepada Sekretariat
Jendarl DPR-RI untuk mendapat persetujuan.
d. Pemusnahan
dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal baik fisik maupun
informasinya dan disaksikan oleh Pejabat dari Bidang Arsip dan Dokumentasi,
Bagian Hukum dan Bagian Pengamanan Dalam.
e. Pemusnahan
arsip dibuatkan acara Pemusnahan arsip.
f. Berita
acara pemusnahan arsip ditanda tangani oleh Pejabat Bidang Arsip dan
Dokumentasi, Bagian Hukum dan Bagian Pengamanan Dalam.
L.
PENYERAHAN ARSIP KE
ARSIP NASIONAL RI
a. Arsip
yang akan diserahkan ke arsip nasional RI adalah arsip statis yang bernilai
guna permanen dan tidak diperlukan lagi untuk kegiatan Setjen DPR-RI.
b. Daftar
arsip yang akan diserahkan disampaikan ke Arsip Nasional RI untuk ditelaah.
c. Penyerahan
arsip dibuatkan berita acara penyerahan.
d. Berita
acara ditanda tangani oleh Sekretaris Jendral DPR-RI atau pejabat yang ditunjuk
dan Kepala Arsip Nasional RI
e. Penyerahan
arsip dapat dilakukan Upacara yang diikuti oleh Sekretaris Jendral DPR-RI dan
Kepala ANRI serta Pejabat dilingkungan Setjen DPR-RI.
f. Penyerahan
arsip statis dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam 5 ( lima ) tahun.